Planen, koordinieren, Nerven bewahren
Events im Museum möglich machen
Wer macht Museum: Eventmanagement
Wenn die letzten Besucher*innen das Museum verlassen, beginnt für andere der Arbeitstag erst richtig: Tische werden aufgestellt, Technik aufgebaut, Speisen und Getränke angeliefert. Ausstellungsräume, Prunkräume oder Veranstaltungsflächen bereiten sich auf ihre nächsten Gäste vor.
Lisa Ebner-Kollmann
Belvedere, Wien
Rund 500 Veranstaltungen organisiert und betreut das Eventteam des Belvedere jedes Jahr. Bei gerade einmal 365 Tagen eine beachtliche Zahl. Dazu gehören Ausstellungseröffnungen, Pressekonferenzen und Open Houses ebenso wie Fundraising-Dinner, Firmenveranstaltungen, standesamtliche Trauungen oder Hochzeiten. Vieles davon findet außerhalb der regulären Öffnungszeiten statt. Für Museumsbesucher*innen bleibt ein großer Teil dieser Arbeit daher unsichtbar.
Vom Museum zur Eventlocation
Die Aufgaben des Teams beginnen lange bevor die ersten Veranstaltungsgäste eintreffen. Anfragen werden beantwortet, Angebote erstellt und Besichtigungstermine durchgeführt. Für eine Veranstaltung müssen Catering, Technikfirmen, Florist*innen und weitere externe Dienstleister*innen koordiniert und zugleich zahlreiche Abteilungen innerhalb des Museums eingebunden werden.
Je näher der Veranstaltungstag rückt, desto mehr greifen diese Abläufe ineinander. Findet ein Event am Abend statt, beginnt der Aufbau häufig bereits am späten Nachmittag. Nach und nach verändert sich der Raum. Dort, wo wenige Stunden zuvor noch der reguläre Museumsbetrieb stattgefunden hat, kann nun ein Gala-Dinner, eine Firmenfeier oder eine Ausstellungseröffnung stattfinden.
„Vieles von dem, was wir tun, bleibt dabei bewusst unsichtbar. Genau das ist oft ein Zeichen dafür, dass eine Veranstaltung gut gelaufen ist.“
Ein Eventmanager des Belvedere
Wenn nicht alles nach Plan läuft
Doch selbst die beste Vorbereitung kann nicht jede Situation vorhersehen. Dann ist Flexibilität gefragt. „Den Überblick behalten und die Nerven bewahren“, nennt eine Mitarbeiterin als zwei der wichtigsten Voraussetzungen. Denn manchmal reicht ihre Rolle weit über die reine Organisation hinaus: Je nach Situation agieren die Eventmanager*innen auch als Wedding Planner, Techniker*innen oder Aufsicht und müssen bei Fragen oder Problemen schnell reagieren können. Dafür braucht es nicht nur Organisationstalent und Kommunikationsstärke, sondern auch Ruhe und Belastbarkeit.
Hinzu kommen Arbeitszeiten, die sich nach den Veranstaltungen richten. Viele Events beginnen erst nach Museumsschluss und finden auch am Wochenende statt. Am nächsten Morgen wartet dann dennoch bereits die Planung der nächsten Veranstaltung.
Ein besonderer Rahmen
Nicht allen ist bewusst, dass die Räumlichkeiten des Belvedere auch für private und geschäftliche Veranstaltungen genutzt werden können. Wer hier feiert oder Gäste empfängt, tut dies in einem außergewöhnlichen historischen Ambiente, das zugleich besondere Anforderungen an die Veranstaltungsplanung stellt. Denn Eventmanagement im Museum folgt anderen Regeln als in einer klassischen Veranstaltungslocation: Öffnungszeiten und laufender Besucher*innenbetrieb spielen ebenso eine Rolle wie Sicherheitsbestimmungen und der Schutz denkmalgeschützter Gebäude. Für jede Veranstaltung gilt es deshalb neu auszuloten, was innerhalb dieses besonderen Rahmens möglich ist.
„Man muss den Charakter und die kulturelle Bedeutung des Hauses bewahren und gleichzeitig Räume schaffen, die für Veranstaltungen genutzt werden können.“
Eine Eventmanagerin des Belvedere
Das setzt auch Wissen über andere Bereiche des Museums voraus. Haustechnik, Sicherheit oder Besucher*innenservice verfügen jeweils über ihre eigene Expertise. Für das Eventteam ist es dennoch hilfreich, deren Abläufe und Anforderungen zu kennen. So entsteht eine Arbeit, die auf dem Zusammenspiel vieler unterschiedlicher Bereiche beruht.
Viele Wege ins Eventmanagement
Auch für dieses Berufsfeld gibt es nicht den einen vorgezeichneten Weg. Die Mitarbeiter*innen kommen ursprünglich aus unterschiedlichen Bereichen, darunter Musik- und Kulturmanagement, Marketing, Sponsoring und Fundraising sowie die Arbeit auf Kunstmessen und in Agenturen. Der Weg ins Eventmanagement ergab sich dabei häufig eher zufällig.
Was die unterschiedlichen Werdegänge verbindet, ist die Freude daran, aus Planung etwas Konkretes entstehen zu lassen und für andere Menschen besondere Momente zu schaffen.
Museum anders erleben
Veranstaltungen erfüllen im Belvedere unterschiedliche Funktionen. Interne Formate gehören zum Museums- und Ausstellungsprogramm, während Vermietungen zugleich einen Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg des Hauses leisten. Sie können aber auch Menschen ins Museum bringen, die es sonst vielleicht nicht besucht hätten, und ermöglichen einen anderen Blick auf vertraute Räume. Gerade darin liegt für das Team ein besonderer Reiz der Arbeit. „Locations sind austauschbar, Erlebnisse wie im Belvedere bleiben für immer in den Köpfen der Gäste“, fasst es ein Mitarbeiter zusammen.
Ein Gala-Dinner im Marmorsaal, eine Hochzeit im Belvedere oder eine Veranstaltung zwischen Kunst und Geschichte funktionieren deshalb nicht losgelöst vom Museum. Im besten Fall entsteht vielmehr eine Verbindung zwischen Anlass und Ort.
Was es dafür braucht, bleibt für die Gäste meist im Hintergrund: Planung, Koordination, zahlreiche Abstimmungen und Menschen, die auch dann Ruhe bewahren, wenn nicht alles nach Plan läuft. Erst dadurch kann das Museum für einige Stunden noch etwas anderes werden, ohne aufzuhören, Museum zu sein.
